TÉCNICAS DE LA ORGANIZACIÓN

ORGANIGRAMAS

Los organigramas son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional. Los organigramas se clasifican por:

Su objetivo:  Estructurales, Funcionales y Especiales.

Su área:  Generales, Departamentales. 

Su contenido:  Esquemáticos, Analíticos.

Los organigramas pueden ser de forma horizontal, vertical, circular y mixta.

MANUALES

Son documentos detallados, que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa y pueden ser: de políticas, departamentales, de bienvenida, de organización, de procedimientos, de contenido múltiple, de técnicas, de puestos.

Importancia de los manuales: 

• Uniforman y controlan el cumplimiento de funciones.
• Delimitan las actividades, responsabilidad y funciones.
• Aumentan la eficiencia de los empleados.
• Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.
•  Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
• Son una base para el mejoramiento de sistemas.
• Reduce costos al incrementar la eficiencia.

ANÁLISIS DE PUESTO

Es una técnica pormenorizada de las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo especifica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes que debe poseer el personal que lo desempeña.

El análisis del puesto tiene como objetivos: Mejorar los sistemas de trabajo, delimitar funciones y responsabilidades, evitar fugas de responsabilidad y autoridad, fundamentar programas de entrenamiento, retribuir adecuadamente al personal y mejorar la selección del personal.

Descripción del puesto: Es la determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer y esta integrada por: encabezado o identificación, titulo, ubicación, instrumental y jerarquía.

Especificación del puesto: Es la enunciación precisa de los requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto, por ejemplo: escolaridad y conocimientos, requisitos físicos, legales, mentales y de personalidad; esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo.

SECUENCIA DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN

• Listar todas las funciones de la empresa.
• Clasificarlas.
• Agruparlas según un orden jerárquico.
• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.
• Especificar relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones ylos puestos.
• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deben
• relacionarse con el tamaño y necesidades de la empresa.

 

TIPOLOGÍA DE LA ORGANIZACIÓN

Son los diferentes tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social dependiendo del giro o magnitud de la empresa, recursos, objetivos, producción, etc.

Lineal o militar: Esta centralizada en una sola persona y se da en pequeñas empresas.

Ventajas:

• Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecución.
• No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
• La disciplina es fácil de mantener.

 Desventajas:

• Es rígida e inflexible.
• La organización depende de hombres clave, provocando trastornos.
• No fomenta la especialización.
• Los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan funciones de dirección, solamente son operativos.

Funcional o de Taylor: Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor numero de funciones.

Ventajas:

• Mayor especialización.
• Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.
• La división del trabajo es planeada y no incidental.
• El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
• Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de     especialistas con que cuenta la organización.

Desventajas:

• Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las ordenes.
• Se viola el principio de la unida de mando, lo que origina confusión y conflictos.
• La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre jefes.

Organización Líneo – Funcional: En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.

Organización staff: Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

Ventajas:

• Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera de resolver los problemas de dirección.
• Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff.

Desventajas:

• Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se  delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producir una confusión considerable en toda organización.
• Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus    funciones o por falta de un respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.
• Pueden existir rozamientos con los departamentos de la    organización lineal.

Organización por Comités: Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

Clasificación:

a) Directivo; Representa a los accionistas de una empresa.

b) Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman.

c) Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar la labores de los empleados de la empresa.

d) Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.

Ventajas:

• Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de varios criterios.
• Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo aquella sobre una sola persona.
• Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.
• Se aprovecha al máximo los conocimientos especializados.

Desventajas:

• Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías.
• Una vez constituido el comité, es difícil disolverlo.
• En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.

Organización Matricial: Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Ventajas:

• Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y el presupuesto requeridos por el gerente del departamento.
• Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y los productos.
• Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.
• Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica.

Desventajas:

• Existe confusión acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de autoridad.
• Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del gerente de producto.
• Funciona a través de muchas reuniones, lo que supone pérdidas de tiempo.
• El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad.
• Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

Por proceso o equipo, puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si es menos costoso, ahorra tiempo.

Secuencia, tiene niveles intermedios o inferiores.

  

 

Funcional, agrupa las actividades análogas, según su función primordial.

 

 

Por productos, es característica de organizaciones que fabrican diversas líneas de productos, se hace de acuerdo a un producto o grupo de productos relacionados entre si.

 

Geográfica o por territorios, se da en sectores alejados físicamente y/o cuando el tramo de operaciones o de personal es muy grande.

 

Clientes, el interés principal es servir a distintos compradores, empresas comerciales.

 

ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

División del trabajo:

Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo. 

• Jerarquizacion: Se refiere a la disposición de funciones por orden de rango, grado o importancia.
• Departamentalizacion: Es la división o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con base en su similitud.
• Descripción de funciones, actividades y responsabilidades: Es la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a  cabo el trabajo de la mejor manera.

Coordinación:

Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las líneas de comunicación y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinación y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social.

 

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Hay nueve principios que dan la pauta para establecer una organización racional. 

1.Del objetivo

Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organización deben estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa. Esto nos dice que la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos.

 

2.Especialización

Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realización de una sola actividad. El trabajo se llevará a cabo mas fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras más especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

 

3.Jerarquía

Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.

 

4.Paridad de autoridad y responsabilidad

Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder el   grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados. 

 

5.Unidad de mando

Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no deberán reportar mas de un superior porque si el empleado recibe ordenes de mas de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusión, ineficiencia y fuga de responsabilidad.

 

6.Difusión

Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con dicha autoridad y responsabilidad. Por otra parte la relación de labores no debe hacerse con demasiado detalle.

 

7.Amplitud o tramo de control

Debe haber un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no este sobrecargado y pueda, en determinado momento, atender funciones de mayor importancia.

 

8.De la Coordinación

Siempre deberán mantenerse en equilibrio las unidades de una organización. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones.

 

9.Continuidad

La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.

 

Problemas para determinar los niveles de la organización: Costo, comunicación, planeación y control.

 

Factores que determinan un tramo eficaz: 

(capacidades del supervisor) 

• Entender rápidamente.
• Llevarse bien con los compañeros.
• Ganarse la lealtad y el respeto.
• Incrementar la habilidad para reducir el tiempo que pasa con los subordinados.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

• Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos). 
• Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos. 
• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos. 
• Evita lentitud e ineficiencia.
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su ambiente. 

ELEMENTOS DE ORGANIZACIÓN

Los elementos básicos del concepto son:

 

Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

 

Sistematización.  Esto se refiere a que todas las actividades  y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

 

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

 

Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa.

 

Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

 

Así, podemos decir que la organización es el establecimiento de una estructura donde habrá de operar un grupo social, mediante la determinación de jerarquías y la agrupación de actividades, con el fin de obtener el máximo aprovechamiento posible de los recursos y simplificar las funciones del grupo social.

 

Existe una red de relaciones personales y sociales, no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que se producen espontáneamente a medida que las personas se asocian entre sí, se conoce como:  organización formal.

 

 

 

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

La palabra organización tiene tres acepciones; la primera, etimológicamente, proviene del griego organon que significa instrumento; otra se refiere se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra mas que se refiere a la organización como un proceso.

 

Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social.

 

Después de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organización, es necesario determinar que medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se encarga la etapa de organización. 

 

Agustín Reyes Ponce 

Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

 

Eugenio Sisto Velasco

Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben existir.

 

Isaac Guzmán Valdivia

Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.

 

Joseph L. Massie

La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.

 

Harold Koontz y Cyril O’Donnell 

Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo  un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

 

Lyndall Urwick

Disposición y correlación de las actividades de una empresa.

 

Mario Sverdlik

Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa.

 

 

INTRODUCCION A LA ORGANIZACION

En terminos generales, las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico.

En cuanto a las Ciencias Administrativas se la define como:

Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común.

Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento deben sujetarse a todos sus miembros y así valerse el medio que permite a una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.